PRivatlivspolitik

​Dataregistrering ved indflyttere, lejere og fraflyttere

​

For at kunne administrere vores almene boliger korrekt, registrerer og behandler vi data om vores beboere på forskellige stadier af deres lejemål.

​

Indhentning af samtykke

Når vi registrerer og behandler dine oplysninger, gør vi det i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse. I de fleste tilfælde vil vores behandling af data være baseret på nødvendigheden i forhold til at opfylde lejekontrakten eller andre lovkrav. I særlige tilfælde, hvor vi har brug for at behandle dine data til formål, der ikke er direkte knyttet til disse krav, vil vi altid indhente dit samtykke først. Du har ret til at trække dit samtykke tilbage, hvis du ønsker det.

​

Indflyttere

Når du flytter ind i en af vores boliger, indhenter vi dit samtykke til at registrere oplysninger som navn, adresse, kontakt oplysninger (telefonnummer og mailadresse), CPR-nummer og betalings oplysninger. Disse data er nødvendige for at oprette lejekontrakten og administrere lejemålet.

​

Lejere

Under dit lejemål behandler vi data om din huslejebetaling, henvendelser, reparationer og eventuelle særlige aftaler. I særlige tilfælde, hvor vi fx registrerer oplysninger om sikkerhedsprocedurer, som at to ansatte skal være til stede ved besøg, vil vi sikre, at du er informeret, og at behandlingen sker på baggrund af en legitim interesse eller dit samtykke.

​

Fraflyttere

Når du opsiger lejemålet, behandler vi data om fx opsigelsesdato, flyttesyn og økonomiske opgørelser. Vi opbevarer disse oplysninger i den periode, lovgivningen kræver, og kun til nødvendige formål.

​

Personer, der stadig bor i boligen

Hvis kun enkelte personer fraflytter, registrerer vi fortsat oplysninger om de beboere, der bliver boende, så vi kan sikre korrekt administration af lejemålet.

​

Sikkerhed og databeskyttelse

Vi behandler alle oplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesloven og sikrer, at data kun bruges til nødvendige og lovlige formål. Hvis vi videregiver oplysninger, sker det kun til relevante parter, og altid med dit samtykke, hvis det er påkrævet.

Har du spørgsmål til vores behandling af data eller ønsker at trække dit samtykke tilbage, er du altid velkommen til at kontakte os.

​Ændret procedure for visse beboerbesøg

​

Som en del af vores løbende vurdering og forbedring af arbejdsprocesser har vi indført en ændret praksis vedrørende besøg hos visse beboere. Hvis du er en af de berørte beboere, hvor vi fremadrettet vil være to medarbejdere ved besøg, vil du modtage en skriftlig besked herom. Denne skrivelse vil også indeholde de lovkrævede informationer om formål, hjemmel, hvilke oplysninger der registreres, opbevaringsperiode, samt dine rettigheder som beboer, videregivelse og datasikkerhed.

​

Formål og hjemmel for registrering

Formålet med at være to ved besøg er at sikre tryghed, tydelig kommunikation og imødekomme eventuelle særlige behov. Vi mener, at denne ordning bidrager til at skabe en tryg og respektfuld dialog mellem beboeren og vores medarbejdere og understøtter et godt samarbejde. Registreringen af denne praksis er nødvendig for at sikre tryghed og gennemsigtighed for både beboeren og medarbejderne.

​

Hvilke oplysninger registreres

I vores IT-system registrerer vi, at besøg hos en beboer som udgangspunkt vil blive foretaget af to medarbejdere, samt årsagen til, at der træffes denne beslutning. Denne information er kun tilgængelig for de relevante medarbejdere, som har eller kan have kontakt med den pågældende beboer.

​

Opbevaringsperiode

Vi evaluerer løbende behovet for denne registrering og opbevarer oplysningerne, så længe de er nødvendige for at sikre formålet med praksissen. Hvis det vurderes, at oplysningerne ikke længere er relevante, vil de blive slettet, og du vil blive informeret om dette.

​

Dine rettigheder som beboer, videregivelse og datasikkerhed

Du har ret til indsigt i de oplysninger, vi har registreret om dig, og du har også ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, dine data ikke behandles korrekt. Oplysningerne deles kun internt blandt relevante medarbejdere i Bo i Lemvig og videregives ikke til eksterne parter. Vi har truffet passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger og sikre fortroligheden.

Hvis du har spørgsmål til denne praksis eller ønsker yderligere information om, hvordan vi behandler dine data, er du altid velkommen til at kontakte os på mail@boilemvig.dk.